日報作成にかかる時間はどれくらい？手書き・Excel・自動化を比較

軽配送ドライバー・管理者向けに、日報作成にかかる時間を手書き・Excel・自動化で比較し、2025年4月の法改正で求められる記録義務も整理しました。

執筆・査読: 軽配送Labo 編集部(株式会社ファンリミット)公開 2026年8月29日 / 更新 2026年9月6日

一次ソースを確認して執筆し、査読のうえ公開しています。現場コメントは実際に軽配送に携わる運営メンバーが書いています。記事の作り方

日報作成の時間は「手書き15〜20分＋月末の集計数時間」が目安

軽貨物ドライバー1人あたりの日報記入そのものは、慣れていれば1回15〜20分程度で終わることが多いです。ただし本当に時間がかかるのはここではなく、月末に紙やExcelの日報を1件ずつ確認し、転記・集計する管理側の作業です。ドライバーが数名〜十数名いる事業所では、月末の集計だけで管理者が数時間〜数十時間を費やすケースも珍しくありません。手書き・Excel・自動化のどれを選ぶかは、この「集計側の負担」をどこまで減らしたいかで決まります。

この記事で分かること

手書き・Excel・自動化それぞれの日報作成にかかる時間の目安
軽貨物ドライバーの日報が2025年4月の法改正でどう位置づけられたか
日報に記録すべき項目と保存期間
手書き・Excelの日報でよくある落とし穴
自動化を検討する際の判断ポイント

軽配送業界ではどうなのか

黒ナンバーで走る個人事業主にとって、日報はこれまで「あった方がよい社内書類」程度の位置づけでした。しかし令和6年10月1日公布の制度改正により、状況が変わっています。国土交通省は貨物軽自動車運送事業者（バイク便事業者を除く）に対し、毎日の業務開始・終了地点や業務に従事した距離等の記録の作成、および1年間の保存を義務付けました。この規制は令和7年4月から施行される予定とされており、事業規模にかかわらず対象になります。

つまり「日報を書くかどうか」は任意ではなく、個人事業主のドライバーであっても業務記録（日報）の作成・保存が求められる立場になったということです。複数台を抱える事業者であれば、ドライバーごとに提出された記録を取りまとめる管理体制も同時に必要になります。

日報に記録すべき項目と保存期間

業務記録に含めるべき代表的な項目は次のとおりです。

項目	内容の例
ドライバー・車両情報	運転者名、使用車両番号
業務の開始・終了	地点、日時、走行距離
経過地点	集荷・納品場所の到着時間、出発時間、休憩地点
休憩・待機	休憩・睡眠の地点および日時、荷主都合の待機時間
荷役作業	内容、開始・終了日時
異常事態	事故・著しい遅延などの概要

保存期間は業務記録が1年間、事故記録は3年間が原則です。アルコールチェックの記録も日報と同じタイミングでまとめておくと、監査対応時に照合しやすくなります（アルコールチェックの詳細はアルコールチェック義務化とは｜対象事業者と記録方法をわかりやすく解説で解説しています）。

ポイント

日報は「ドライバーが書いて終わり」の書類ではなく、事故や監査の際に運行状況を説明する根拠資料になります。項目の抜け漏れは、後から埋め合わせが効きにくい点に注意してください。

現場目線

具体例：手書き・Excel・自動化で何が変わるか

同じ「日報を残す」という作業でも、手段によって負担のかかる場所が変わります。

方式	ドライバー側の負担	管理側の負担
手書き（紙）	帰社後に手書きで記入。疲労時は文字が乱れやすく、休憩・待機時間の記入漏れが起きやすい	紙を1件ずつ確認し、記載ミスがあれば差し戻し、Excelへ転記する作業が発生
Excel	車内にPCがなければ帰社後に入力する手間は紙とほぼ変わらない	ファイルが担当者ごとに分散しやすく、月末に集計・突合する作業が集中する
自動化（専用アプリ・システム等）	スマホ等からその場で入力・記録でき、事務所に戻ってからの二度手間が減る	データがそのまま集計に使えるため、二重入力や転記ミスが減り、月末への業務集中が緩和されやすい

紙の日報を運用している会社では、回収・転記・集計・保管に手間がかかり、月末に処理が集中しやすいという指摘があります。従業員数20名程度の現場でも、月末の集計作業だけで管理者が数十時間規模の時間を取られることがあるとされ、これが「日報作成にどれくらい時間がかかるか」という問いに対する管理側の実感に近い数字です。一方で、電子化すれば入力データをそのまま集計・管理に使えるため、二重入力や転記ミスの削減につながり、月末だけ業務が集中する状態も改善しやすくなるという見方もあります。

ただし、自動化すれば必ず作業時間がゼロに近づくとは限りません。ITに不慣れなドライバーが多い現場では、入力方法の切り替え自体に時間がかかることもあります。まずは自社の「どの工程に一番時間がかかっているか」（記入なのか、転記なのか、集計なのか）を洗い出すのが、手段を選ぶ前の最初のステップです。

よくある質問

Q. 個人事業主で1人で走っている場合も日報は必要ですか。 A. 対象は貨物軽自動車運送事業者全般とされており、事業規模にかかわらず該当する立場になります。1人事業主であっても、業務記録の作成・保存という点では例外にはなりません。

Q. 紙の日報からいきなりシステム化するのは負担が大きそうです。 A. 一気に専用システムへ切り替える以外に、既存の紙やExcelの様式を残したまま、記入手段だけをスマホ入力に変えるなど、段階的な移行を選ぶ事業者もいます。現場の負担を見ながら決める考え方が一般的です。

Q. 日報と点呼記録は別々に管理する必要がありますか。 A. 記録の目的が異なるため項目は別ですが、同じタイミング・同じフォーマットでまとめておくと、監査時に突き合わせがしやすくなります。

注意点

⚠ ありがちな失敗

- 日報を「その日のうちに」書かず、翌日以降にまとめて記入すると、休憩・待機時間の記憶があいまいになり、記録の正確性が落ちます - Excel管理を個人のPCごとに任せていると、退職・機種変更時にデータが引き継がれず、保存義務期間中の記録が欠落するリスクがあります - 自動化ツールを検討する際、現場のITリテラシーを考慮せずに多機能なシステムを選ぶと、定着せずに紙運用へ逆戻りすることがあります

まとめ

日報作成そのものにかかる時間は1回15〜20分程度が目安ですが、本当に負担が集中しやすいのは月末の集計・転記です。2025年4月の法改正で業務記録の作成・保存が軽貨物運送事業者にも求められる立場になった以上、まずは記録すべき項目を漏れなく押さえること、そのうえで自社にとって一番時間を取られている工程がどこかを見極めることが、手書き・Excel・自動化のどれを選ぶかを決める出発点になります。